Improving the cost and resource management process in industrialization projects

Abstract

In today's rapidly evolving business landscape, companies must recognize the significance of effective project management. The ability to plan, adapt, and implement strategies is crucial for achieving business goals and staying competitive in the market. As a result, organizations are increasingly embracing project management methodologies and investing in the development of skills and tools to navigate market changes successfully. By prioritizing project effectiveness and fostering knowledge dissemination within the project management domain, businesses can position themselves for long-term success and effectively respond to the challenges and opportunities that lie ahead. This study aims to enhance cost and resource management in industrialization projects, focusing on improving the allocation and utilization of resources while minimizing costs. By developing strategies and methods to optimize resource usage, the goal is to ensure project objectives are achieved more efficiently. Ultimately, the aim is to enhance the overall profitability of industrial projects through effective cost and resource management. The study identified two major gaps in the project management process. Firstly, the existing cost management template was outdated, impractical, and complex. To address this, two measures were implemented: updating the template and creating a dashboard in Power BI for easier analysis. These improvements resulted in significant time savings and an annual monetary gain between 2,000-7,000€. Secondly, there was a lack of a comprehensive tool to provide an overview of all product-related activities. To address this issue, two proposals were developed and implemented: an activity calendar and a dashboard to highlight key information in the application. These enhancements brought numerous benefits to Bosch, including reduced task time and complexity, resulting in savings between 10,000- 20,000€ per year. Overall, the identified gaps were successfully addressed in the project management process, leading to significant improvements in cost management, resource allocation, and task visibility.

No atual panorama empresarial em rápida evolução, as empresas têm de reconhecer a importância de uma gestão de projetos eficaz. A capacidade de planear, adaptar e implementar estratégias é crucial para atingir os objetivos empresariais e manter-se competitivo no mercado. Como resultado, as organizações estão cada vez mais a adotar metodologias de gestão de projetos e a investir no desenvolvimento de competências e ferramentas para navegar com sucesso nas mudanças do mercado. Ao dar prioridade à eficácia dos projetos e ao promover a divulgação de conhecimentos no domínio da gestão de projetos, as empresas podem posicionar-se para o sucesso a longo prazo e responder eficazmente aos desafios e oportunidades que se avizinham. Este estudo visa melhorar a gestão de custos e recursos em projetos de industrialização, centrando-se na melhoria da atribuição e utilização de recursos, minimizando os custos. Ao desenvolver estratégias e métodos para otimizar a utilização de recursos, o objetivo é garantir que os resultados do projeto sejam alcançados de forma mais eficiente. Por último, o objetivo é aumentar a rentabilidade global dos projetos industriais. Este estudo identificou duas grandes lacunas no processo de gestão de projetos. Em primeiro lugar, o template de gestão de custos existente estava desatualizado, era pouco prático e complexo. Para resolver este problema, foram implementadas duas medidas: atualização do template e criação de um dashboard em Power BI para facilitar a análise. Estas melhorias resultaram em poupanças de tempo significativas e num ganho monetário anual entre 2.000-7.000 euros. Em segundo lugar, faltava uma ferramenta abrangente que proporcionasse uma visão geral de todas as atividades. Para isso, foram desenvolvidas e implementadas duas propostas: um calendário de atividades e um dashboard para destacar informações importantes na aplicação. Estas melhorias trouxeram inúmeros benefícios à Bosch, incluindo a redução do tempo e da complexidade das tarefas, resultando numa poupança entre 10.000- 20.000 euros por ano. Foram feitas melhorias significativas na gestão de custos, alocação de recursos e visibilidade das tarefas para superar as deficiências identificadas na gestão de projetos.