A business intelligence system for monitoring critical parts in an automotive industry company

Abstract

Globalisation and increased market competition have shifted companies’ focus towards meeting customer requirements in terms of quality, price, and availability. This forces them to have greater responsiveness, agility, and visibility over their operations, and thus implement Supply Chain Management (SCM) practices. Inventory and supply monitoring is the subfield of SCM responsible for managing material orders and monitoring supply deliveries to prevent Supply Chain (SC) disruptions, such as stockouts and overstocks. However, this is not straightforward, as SC uncertainty factors lead to production and delivery fluctuations. The current project addresses the problem of detecting critical materials before the disruption occurs. Currently, the company uses a report that presents potential stockouts for a predefined timespan, considering only in-house stock. Nonetheless, several factors hinder the tool’s effectiveness, such as the lack of relevant data and the difficulty in generating the report whenever required. Moreover, the lack of documentation poses challenges in leveraging improvement opportunities, thereby increasing the risk of deprecation. To address these problems, a Business Intelligence (BI) solution was created, which gathers data on the production plan, stocks, orders, material in transit, forwarder and supplier confirmations, and bookings to identify potential stock shortages. The new tool allows planners to monitor and analyse critical materials, by presenting accurate and updated data for informed decision-making. To support this report, the team’s Task Overview Dashboard, which provides the planner’s progress and status regarding the analysis and commenting on various reports, was redesigned. To ensure the solutions’ maintainability, three work instructions were created, and training sessions were conducted. The solutions have achieved promising results. The refresh time of the report and dashboard have reduced by 66.67% and 98.89%, respectively. Furthermore, the improvements ensure data accuracy and freshness, and increase the tools’ flexibility and reliability, thereby enhancing the overall user experience. Additionally, the tools allow for an easier and more accurate detection of possible stockouts, which, in turn, can be indirectly translated to a reduction of such SC disruptions. Finally, the dashboard allows users to proactively analyse and comment the various reports, which yields benefits as the reduction of overstocks and stockouts. This work presents evidence that BI can help improve SC operations, and contributes to the literature by generating comprehensive knowledge about early warning systems and the benefits of adopting BI in SCM.

A globalização e o aumento da concorrência de mercado mudaram o foco das empresas para cumprir os requisitos dos clientes em termos de qualidade, custo e disponibilidade. Isto exige-lhes maior capacidade de resposta, agilidade e visibilidade sobre as operações, e assim, implementar práticas de Gestão da Cadeia de Abastecimento (GCA). A monitorização do inventário e abastecimento é o subcampo da GCA responsável pela gestão de encomendas e entregas, de modo a prevenir perturbações na Cadeia de Abastecimento (CA), como ruturas e excessos de inventário. No entanto, estes processos não são simples, dado que fatores de incerteza da CA provocam flutuações nos processos de produção e entrega de materiais. Este projeto aborda o problema de detetar materiais críticos antes da rutura ocorrer. Atualmente, a empresa utiliza um relatório que apresenta potenciais quebras dentro de um horizonte pré-definido, considerando apenas o inventário em fábrica. Contudo, vários fatores comprometem a sua eficácia, como a falta de informação relevante e a dificuldade em gerar o relatório quando requerido. Ademais, a falta de documentação compromete o aproveitamento de oportunidades de melhoria, aumentando o risco de obsolescência. Para enfrentar estes problemas, uma solução de Business Intelligence (BI) foi criada, que recolhe dados sobre o plano de produção, inventários, encomendas, material em trânsito, confirmações de fornecedores e transportadores e entradas de material, de forma a identificar potenciais quebras. A nova ferramenta permite aos planeadores controlar e analisar materiais críticos, ao apresentar dados fidedignos e atualizados para uma tomada de decisão informada. Para suportar este relatório, a dashboard de tarefas da equipa, que indica o progresso e estado da análise e comentário de vários relatórios, foi redesenhada. Para garantir a manutenibilidade das soluções desenvolvidas, três instruções de trabalho foram construídas e sessões de treino foram ministradas. As soluções atingiram resultados promissores. O tempo de atualização do relatório e dashboard reduziram em 66.67% e 98.89%, respetivamente. Além disso, as melhorias garantem a precisão e atualização dos dados, aumentando a flexibilidade e confiabilidade das ferramentas e melhorando a experiência do utilizador. Adicionalmente, as novas ferramentas permitem uma deteção de potenciais ruturas de inventário mais fácil e precisa, o que se traduz numa redução indireta deste tipo de disrupções na CA. Por fim, a dashboard permite que os planeadores adotem uma postura proativa na análise e comentário dos diversos relatórios, contribuindo para a redução de stockouts e overstocks. Este trabalho apresenta evidências de que a BI pode melhorar as operações da CA, contribuindo para a literatura ao gerar conhecimento sistemático sobre sistemas de aviso prévio e os benefícios da adoção da BI em GCA.