Implementation of e-Kanban for the supplier in an automotive industry factory

Abstract

This dissertation project was carried out in the scope of the Master in Industrial Engineering at the University of Minho, and developed in the Innovation, IT Systems and Process Quality section of the Logistics department of Bosch Car Multimedia Portugal S.A., in Braga. The project's objective was to improve the planning, ordering and control of raw material flow with suppliers, using e-Kanban. A critical analysis of the current situation raised fragilities associated with order management and raw material supply, in part as a result of the various crises that have affected the global economy and the automotive industry. Related to order management, the problem the company is facing now and wants to fix is high inventory levels, resulting in overloaded warehouses and the subsequent need to hire more service providers. To solve this problem, based on the principles of e-Kanban systematics, this supply method was implemented with a national supplier and different actions and tools were developed. To support this implementation several tools were developed, including two dashboards using business intelligence, one to analyze warehouse occupancy and the other to monitor the emptying of e-Kanbans in the factory; an automated ordering process through a Robotic Process Automation platform and several work instructions to support the concept. Additional actions were implemented, including multiple workshops, presentations and training sessions, to ensure the proximity and motivation of all involved employees, from top management to plant employees and the supplier itself. The project was implemented through an action-research methodology, where the researcher was inserted into the daily life of a team, acting as a project manager with the intention of proposing improvement actions for the project in question. The results of the project highlighted the gains obtained in terms of warehouse occupation; considering a small sample of 4 raw materials in a universe of 300, a reduction of 13 positions per day was obtained, which represents 1400€ at the end of a year, with less drastic fluctuations and a reduction of maximum occupation in the warehouse from 0.47% to 0.27%. Even though the beginning of the project was marked by hesitation from the various sections, the results obtained influenced a willingness to increase the suppliers in e-Kanban.

O presente projeto de dissertação foi realizado no âmbito do Mestrado em Engenharia Industrial da Universidade do Minho, e desenvolvido na secção de Inovação, Sistemas IT e Qualidade de Processos do departamento de Logística da Bosch Car Multimedia Portugal S.A., em Braga. O objetivo do projeto foi a melhoria do planeamento, encomenda e controlo do fluxo de matéria-prima com os fornecedores, utilizando e-Kanban. A análise crítica da situação atual levantou fragilidades associadas à gestão de encomendas e abastecimento de matéria-prima, em parte fruto das várias crises que tem afetado a economia global e a indústria automóvel. Relacionado com a gestão de encomendas, o problema que a empresa agora enfrenta e que pretende corrigir são os níveis de inventários elevados, resultando em armazéns sobrelotados e necessidade de contratar mais prestadores de serviços. Para solucionar este problema, com base nos princípios da sistemática e-Kanban foi implementado este método de abastecimento com um fornecedor nacional e desenvolvidas diferentes ações e ferramentas. Para suportar esta implementação foram desenvolvidas várias ferramentas, entra as quais, duas dashboards utilizando business intelligence, uma para análise da ocupação de armazém e outra para monitorizar o esvaziamento dos e-Kanbans na fábrica; um processo de encomenda através de uma plataforma de Robotic Process Automation e instruções de trabalho para suportar o conceito. A nível de ações foram realizados vários workshops, apresentações e formações para garantir a proximidade e motivação de todos os envolvidos, desde a gestão de topo, a colaboradores da fábrica e o próprio fornecedor. O projeto foi implementado através metodologia investigação-ação onde o investigador esteve inserido no dia-a-dia de uma equipa como gestor do projeto com o intuito de propor ações de melhoria para o projeto em causa. Com a implementação, destacam-se dos resultados obtidos o ganho obtido a nível de ocupação de armazém, com uma pequena amostra de 4 matérias-primas num universo de 300, foi obtida uma redução de 13 lugares por dia, representado um ganho de 1400€ por ano, com flutuações menos drásticas e com uma redução de ocupação máxima no armazém de 0,47% para 0,27%. Ainda que o início do projeto tenha sido marcado pela hesitação das várias secções, com os resultados obtidos estas demonstram agora vontade de aumentar os fornecedores em e-Kanban.