Standardização da avaliação de um processo de compras numa empresa do setor automóvel

Abstract

A presente dissertação foi realizada no âmbito do 5º ano do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial e teve como principal objetivo a standardização da avaliação de um processo de compras numa empresa da indústria automóvel, a Bosch Car Multimedia. A investigação-ação, metodologia de investigação utilizada na realização deste projeto, baseia-se no “aprender fazendo” e pretende estudar a resolução de problemas sociais e organizacionais importantes junto daqueles que os vivem diretamente. Foi realizada uma revisão à literatura existente, por forma a perceber mais sobre conceitos como a Standardização, o Lean Office e a Qualidade preventiva. Acrescenta-se ainda uma breve apresentação da empresa onde foi realizado o projeto, dando ênfase ao departamento em estudo. Através da observação direta e participação ativa no Production Parts Approval Process (PPAP), foi realizado um diagnóstico da situação atual. Após análise crítica, foram identificados os problemas passíveis de melhoria: o preenchimento da documentação, a existência de tópicos que não estão claramente definidos no processo, a realização do processo de forma diferente por cada colaborador, bem como as tarefas afetadas aos diferentes departamentos que intervêm no processo. No sentido de colmatar estes problemas, foi desenvolvida uma checklist que contém os requisitos obrigatórios para cada um dos tópicos a avaliar, um estudo com o histórico dos pedidos para cada caso de aprovação, uma atualização ao gerador automático de documentação e um workshop com os departamentos intervenientes no processo. Através das melhorias apresentadas, foi possível eliminar os erros existentes na avaliação da documentação submetida pelos fornecedores e reduzir em, aproximadamente, 38% o tempo despendido na realização de uma das atividades mais frequentes no dia a dia dos colaboradores. Existem ainda resultados não mensuráveis como, por exemplo, a facilidade de novos colaboradores se adaptarem aos procedimentos ou o facto de o processo se tornar mais coeso e simples.

The present dissertation was carried throughout the 5th year of the Integrated Master’s in Engineering and Industrial Management and had as main goal the standardization of a purchasing process’ evaluation in an automotive industry’s company, Bosch Car Multimedia. Action-research, the research methodology used in this project, is based on “learning by doing” and aims to study the resolution of important social and organizational problems with those who live them directly. A review of the existing literature was made to understand more about concepts such as Standardization, Lean Office and Preventive Quality. There is also a brief presentation of the company where the project was carried out, emphasizing the department under study. Through direct observation and active participation in the Production Parts Approval Process (PPAP), a diagnosis of the current situation was made. After critical analysis, problems that could be improved were identified: filling in the documentation, the existence of topics that are not clearly defined in the process, the process being carried out differently by each employee, as well as the tasks assigned to the different departments involved in the process. In order to solve these problems, a checklist was developed containing the mandatory requirements for each of the topics to be evaluated, a study with the order history for each business case, an update to the automatic documentation generator and a workshop with the departments involved in the process. Thanks to the improvements presented, it was possible to eliminate the existing errors in the evaluation of the documentation submitted by the suppliers and to reduce by approximately 38% the time spent in carrying out one of the most frequent activities in the employees' day to day tasks. There are still unmeasurable results, for example, the ease of new employees adapting to the procedures or the fact that the process becomes more cohesive and simpler.