The dynamics of cost management practices in portuguese hospitals

Abstract

Health is an essential asset in any society, and with increasing population, increased life expectancy, new diseases and innovative treatments, achieving a balance between financial efficiency and quality of health services is a permanent and growing challenge. With the objective and to make the management process more efficient, the Ministry of Health in Portugal contracts the production of the services that must be provided to the population and the costs associated with that production, and the majority of resources are destined to the hospitals belonging to the health system. Here, several fundamental elements of this thesis emerge, which are related to the contracting process, cost management and autonomy at the hospital level. Since the contract is the central and most important element in the hospital financing process, this thesis focuses its attention on the relationship between cost management and the ex-ante and ex-post processes of internal contracting within hospitals using concepts from the theory of transaction cost economics and agency theory. The complexity in estimating transaction costs is greater in hospitals with respect to other organizations due to the existence of internal contractual processes and the existence of intangible costs. On the other hand, the existence of several agents with different objectives adds complexity to the contractual relationship and increases agency costs. These aspects can influence the fulfillment of the contract and reinforce the importance of cost management in this context. From these analyzes emerges the importance of cost management to ensure compliance with the contract, taking into account the particularities and complexities of hospitals and the precedents of failure to implement costing systems in Portuguese hospitals. In this sense, this thesis proposes and discusses a methodology based on project management and agile methodologies of software development for the implementation of a costing system in a hospital environment. The application of these methodologies shows that costing systems must be adapted to the context of organizations during the design and implementation process. On the other hand, one of the variables that stood out during this research project was the variability which decisively affects the fulfillment of the contracts. In this thesis, a cost management model for hospitals is also proposed, taking into account the variability of the processes and demand. This model allows to calculate the risk in the budget process and also to identify needs and opportunities to manage such risk. All this in order to contribute to the financial sustainability of hospitals without sacrificing the quality of services provided to users.

A saúde é um bem essencial em qualquer sociedade, e com o aumento da população, o aumento da expectativa de vida, novas doenças e tratamentos inovadores, conseguir um equilíbrio entre eficiência financeira e qualidade dos serviços de saúde é um desafio permanente e crescente. Com o objetivo e tornar o processo de gestão mais eficiente, o Ministério da Saúde em Portugal contratualiza a produção dos serviços que devem ser providenciados à população e os custos associados a dita produção, sendo que a maioria dos recursos são destinados aos hospitais que pertencem ao sistema nacional de saúde. Aqui emergem vários elementos fundamentais desta tese, os quais estão relacionados com o processo de contratualização, gestão dos custos e autonomia ao nível dos hospitais. Sendo o contrato programa o elemento central e mais importante no processo de financiamento dos hospitais, esta tese centra a sua atenção na relação entre a gestão de custos e os processos ex-ante e ex-post da contratualização interna nos hospitais utilizando para o efeito conceitos da teoria dos custos de transação e a da teoria da agência. A complexidade em estimar os custos de transação é maior nos hospitais com respeito a outras organizações devido à existência de processos de contratualização interna e à existência de custos intangíveis. Por outro lado, a existência de diversos agentes com objetivos diferentes acrescenta complexidade à relação contratual e aumenta os custos de agência. Estes aspetos podem influenciar o cumprimento do contrato programa e reforçam a importância da gestão de custos neste contexto. Destas análises emerge a importância da gestão de custos para garantir o cumprimento do contrato programa, tendo em conta as particularidades e complexidades dos hospitais e os antecedentes de insucesso na implementação de sistemas de custeio em hospitais portugueses. Neste sentido, propõe-se e discute-se uma metodologia baseada na gestão de projetos e nas metodologias ágeis de desenvolvimento de software para a implementação dum sistema de custeio em ambiente hospitalar. A aplicação destas metodologias evidencia que os sistemas de custeio devem ser adaptados ao contexto das organizações durante processo de conceção e implementação. Por outro lado, uma das variáveis que se destacou ao longo deste projeto de investigação foi a variabilidade a qual afeta decisivamente o cumprimento dos contratos. Deste modo, nesta tese também se propõe um modelo de gestão de custos para hospitais tendo em conta a variabilidade dos processos e da procura. Este modelo permite calcular o risco no processo orçamental e também identificar necessidades e oportunidades para a gestão desse risco. Pretende-se que os diferentes aspetos tratados nesta tese sejam um contributo para a sustentabilidade financeira dos hospitais sem sacrificar a qualidade dos serviços prestados aos utentes.