Modelos Essenciais – Setoriais em Intervenções Organizacionais envolvendo a Adoção de Tecnologias da Informação: Um Contributo para Implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade em Instituições de Ensino Superior

Abstract

O desenvolvimento do sistema de informação é apresentado como sendo uma atividade de intervenção/ desenvolvimento organizacional que envolve a adoção de tecnologias da informação. Verifica-se que, para além dos modelos AS IS e TO BE normalmente utilizados naquela atividade, será benéfica a elaboração de modelos OUGHT TO BE. Estes modelos resultam de uma reflexão sobre a organização e a sua estratégia que poderão/deverão ter em linha de conta eventuais boas práticas e modelos de referência existentes para o sector. Estas boas práticas e modelos de referência contemplam aspetos essenciais, comuns a organizações enquadradas num mesmo sector. Este trabalho de investigação visou precisamente a construção e utilização destes modelos, aqui designados por modelos essenciais-sectoriais. Foi dada ênfase a intervenções organizacionais relacionadas com a implementação de sistema de gestão da qualidade em instituições de ensino superior. A implementação de um sistema de gestão da qualidade, uma atividade de desenvolvimento organizacional, é aqui vista como uma forma de desenvolvimento de sistemas de informação na medida em que, inevitavelmente, envolve a adoção de TI. O modelo essencial-sectorial resultante deste trabalho – MESIES: Modelo Essencial Setorial para Instituições de Ensino Superior – foi desenvolvido e validado através de um processo que configura design science research, tendo a validação sido efetuada através de painéis de especialistas. A elaboração de uma versão inicial do MESIES assentou numa revisão de documentos da qualidade de diversas instituições de ensino superior em Portugal. A versão resultante foi usada em duas iterações em que o modelo foi apresentado a painéis de especialistas que, além de comentarem o seu conteúdo e sugerirem melhoramentos, pronunciaram-se sobre a sua utilidade. O MESIES que constitui o principal contributo deste trabalho contempla três componentes: processos, indicadores de gestão e entidades informacionais correspondendo a aspetos normalmente considerados em modelos essenciais (ou de referência) – processos - complementados com aspetos também importantes no desenvolvimento de sistemas de informação: entidades informacionais e indicadores de gestão. A existência de um modelo específico para o ensino superior pode simplificar um conjunto de atividades, levadas a cabo neste sector garantindo a uniformização de linguagem comum do setor e simplificando os mecanismos de intervenção organizacional pelo menos aqueles que constituem a essência das IES.

The information system development is presented as an intervention / organizational development activity that involves the adoption of information technologies. It is found that, besides the AS IS and TO BE models commonly used in that activity, it will be beneficial to design the OUGHT TO BE models. These models result from a reflection about the organization and its strategy that can / should take into account any good practices and existing reference models for the sector. These good practices and reference models include common essential aspects to organizations within the same sector. This research aimed precisely at the construction and use of these models, here called essentialsectoral models. Emphasis was placed on organizational interventions related to the implementation of a quality management system in higher education institutions. The implementation of a quality management system, an organizational development activity, is seen here as a way of developing information systems in so far as it inevitably involves the adoption of IT. The essential-sectoral model resulting from this work - MESIES: Essential-Sectoral Model for Higher Education Institutions - was developed and validated through a process that configures design science research, having been validated through panels of experts. The preparation of an initial version of MESIES was based on a review of the quality documents of several higher education institutions in Portugal. The resulting version was used in two iterations in which the model was presented to panels of experts who, besides commenting on its content and suggesting improvements, they pronounced about its usefulness. The MESIES that constitutes the main contribution of this work comprises three components: processes, management indicators and informational entities corresponding the aspects normally considered in essential (or reference) models - processes - complemented with aspects also important in the development of information systems: management indicators and informational entities. The existence of a specific model for higher education can simplify a set of activities carried out in this sector guaranteeing the standardization of common language of the sector and simplifying the mechanisms of organizational intervention at least those that are the essence of Higher Education Institutions.