Aplicação de Lean Office num departamento de planeamento logístico de uma empresa de componentes eletrónicos

Abstract

O presente projeto de dissertação, desenvolvido no âmbito do curso de Mestrado Integrado em Engenharia de Gestão Industrial (MIEGI) da Universidade do Minho, realizou-se num departamento de logística na Bosch Car Multimédia Portugal, S.A. tendo como objetivo a melhoria de processos com recurso à aplicação de princípios e ferramentas Lean Office. A metodologia de investigação utilizada na dissertação foi a metodologia Action-Research. A revisão dos processos do departamento foi, em simultâneo, suportada por um trabalho de pesquisa intensiva sobre princípios e ferramentas Lean e posterior transposição destes conceitos para um contexto administrativo. Ao longo deste projeto de dissertação foram revistos vários processos do departamento e, consequentemente, identificadas diversas oportunidades de melhoria relacionadas com falta de informação, tempos de resposta elevados, transparência de informação e definição de prioridades. Como estratégia de resolução para estes problemas, foram apresentadas algumas propostas de melhoria focadas no envolvimento da equipa de trabalho na busca pela melhoria contínua dos processos, revisão e criação de standards com recurso a ferramentas Lean tais como ferramentas Poka-Yoke, 5S, Standard Work, Gestão Visual e Kaizen. A implementação das propostas permitiram alcançar melhorias significativas nos processos estudados, nomeadamente: 1) “Pontos em aberto & Perdas de produção” – redução do tempo de processamento em, aproximadamente, 84% e 66% respetivamente; 2) Processos de consignação – aumento de 58% dos processos analisados e ainda a garantia de que todos os processos foram analisados e respondidos pelos planeadores, redução correspondente a 70%; 3) Melhor organização do espaço eletrónico e, por fim, 4) criação de um relatório denominado de “TOP20”, documento que permitiu identificar desvios fundamentais para dar suporte a outros processos do departamento. Este conjunto de melhorias propostas implementadas traduziram-se em ganhos estimados para a empresa equivalentes a 6245€/ano. Estas propostas contribuíram ainda para uma maior satisfação dos colaboradores do departamento devido ao papel ativo que estes desempenharam ao longo de todo o projeto, desde a fase de planeamento à implementação das propostas.

This dissertation project, developed as part of the Master in Industrial Engineering and Management of the University of Minho was developed in the Logistics department at Bosch Car Multimedia Portugal, S.A. aiming to improve processes with the appliance of tools and principles of Lean Office. The research methodology used in this thesis was the Action-Research. The review of the department processes was, simultaneously carried out by an intensive research about tools and principles of Lean Production and then after the transposition of these concepts to an administrative environment. During this dissertation project many department processes were studied and reviewed and consequently identified improvement opportunities related with lack of information, slow response rate, lack of transparency of information and furthermore lack of capability of defining priorities. As part of problem solving strategy, improvement proposals regarding team involvement, continuous improvement of processes, review and creation of standards adopting Lean tools such as 5S, Poka-Yoke systems, Standard Work, Visual Management and Kaizen have been implemented. This implemented strategy, allowed to reach improvements in processes such as: 1) “Pontos em aberto & Perdas de produção” - reduction of processing time in 84% and 66% respectively; 2) Consignment Processes – 58% more analyzed processes and furthermore the assurance that every consignment process were analyzed and the feedback were provided; 3) Better and more organized electronic space and 4) Creation of a new the “TOP20” document – this tool allowed to identify important deviations used as support inputs for other processes. This set of improvements translated into estimated savings for the company equivalent to 6245€/ year, also contributed to employee’s satisfaction due to the active role they played throughout this project, from the planning phase to the implementation of the proposals.