Racionalização e redução de custos das TIC na Administração Pública: o caso da PSP

Abstract

Enquadrado no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos nas TIC (PGERRTIC), uma iniciativa do Governo Português que visa a redução de custos com as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) na Administração Pública (AP), o alinhamento estratégico da Polícia de Segurança Pública (PSP) para o triénio 2013-2016 assenta na implementação de um conjunto de vários projetos. Um dos projetos definido pela PSP denomina-se “Automatização de processos produtivos” que são grandes consumidores de recursos e que assentam na circulação de papel, tornando-se assim mais lentos e dispendiosos. Esta automatização será suportada com recurso a ferramentas open source, tendo sido selecionada a ferramenta de Bussiness Process Management (BPM) da Infosistemas, denominada iFlowBPM, pelo que, ao longo deste documento, o projeto será sempre referido como o projeto iFlowBPM, como já é conhecido na organização. Apesar de se assemelhar mais a uma “automatização” de processos, parece pertinente encará-lo mais como um projeto de BPM, com todo o seu ciclo de vida. Esta abordagem traz evidentes benefícios à organização, que para além da redução de custos, poderá aumentar a eficiências dos seus processos, quer na execução, quer no controlo, bem como no grau de satisfação dos seus colaboradores. Este trabalho pretende assim demonstrar as vantagens que o BPM poderá trazer à PSP e evidenciar que melhorias poderão ser aplicadas, no sentido de alcançar os seus objetivos estratégicos. Para isso foi necessário identificar o nível de maturidade da organização em matéria de orientação ao processo, para perceber se tem condições e cultura organizacional para poder implementar um projeto desta natureza. Foi utilizando como instrumento de avaliação o checklist de Reijers, que permitiu, através do envio de um questionário a todos os colaboradores, identificar o seu nível de orientação aos processos. Também foram definidas métricas para avaliar o projeto, através da metodologia Balanced Scorecard (BSC), que poderão ser utilizadas mais tarde após a sua implementação, dado se encontrar ainda em fase de desenvolvimento. Nessa perspetiva, foram analisados alguns processos que consomem bastantes recursos, como é caso das marcações de férias e as ausências ao serviço, por forma a demonstrar que, através do BPM, podem ser melhorados por forma a reduzir gastos com consumíveis e tempo de execução, o que é expectável acontecer num projeto de BPM dessa envergadura.

As being part of the Global Strategic Rationalization Plan and ICT Cost Reduction (PGERRTIC), which is a Portuguese Government initiative aimed at reducing costs with Information and Communication Technologies (ICT) in public administration, the strategic alignment of Polícia de Segurança Pública (PSP) for the period between 2013 and 2016 is based on the implementation of a set of multiple projects. One of the projects already devised by PSP is "the automation of production process", that are in fact major consumers of resources and their circulation is mainly based on paper, therefore making it not only time consuming but also expensive. The automation process will be supported by using open source tools, having already been selected, in this case, the Business Process Management tool (BPM), by Infosistemas, called iFlowBPM. Therefore, throughout this document the project will always be referred to as the iFlowBPM Project, as it is already known inside the organization. Although this design is similar to an "automation" process, it seems relevant to look at it more as a BPM project, with all its life cycle. This approach has obvious benefits to the organization, not only by allowing the prospect of cost reduction, but also the possibility of process efficiency increases, both in execution and control, and also allowing the raise of its employees satisfaction levels. This work is therefore intended to demonstrate the advantages that BPM can bring to PSP and show that improvements can be applied in order to achieve its strategic goals. This requires identifying the organization's maturity levels, regarding processes orientation matter, to see if it as gathered the ideal conditions and organizational culture in order to implement a project of this nature. To assess that it, was used and evaluation tool, the Reijers checklist, which allowed the identification of employees process guiding skills, by sending them inquiries regarding that matter. There were also established metrics to evaluate the project through Balanced Scorecard (BSC) methodology, which may be later used after its implementation, since it is still in development phase. In that perspective, there were analyzed some processes that are very demanding in terms of resources , such as vacations booking and absence of duty services, in order to demonstrate that through a BPM System we can reduce the amount of time and consumables required, which would be expected to happen in a BPM project of this magnitude.