Centralização versus descentralização das compras na logística hospitalar

Abstract

A centralização das compras assume-se claramente como uma tendência para a estratégia das organizações que pretendem reduzir custos, aumentar a eficiência do processo de compras e otimizar os processos de negócio. Na saúde, como as receitas são cada vez menores, a questão do controlo e redução dos custos é um dos maiores desafios para o setor, tendo adquirido uma pertinência acrescida devido ao período de crise económico-financeira e de dificuldades de sustentabilidade dos sistemas de saúde com que nos deparamos. Este projeto de investigação foi desenvolvido no setor hospitalar e suportou-se na metodologia de estudo de caso. O objetivo central prendeu-se com o estudo das vantagens, desvantagens e implicações da centralização das compras e o seu impacto na logística hospitalar. Pretende-se desta forma compreender e melhorar a situação atual de uma importante unidade hospitalar portuguesa, quer pela proposta de melhorias aos processos e procedimentos atuais, quer pela análise da opção de centralização das compras. Deste modo, foram estudados dois cenários, o cenário atual de compras descentralizadas, onde a negociação é feita centralmente e a compra encontra-se descentralizada, e um novo cenário, que passa pela centralização do processo de compras. Os resultados obtidos mostraram que sendo a centralização das compras um cenário completamente novo para os clientes internos do hospital, este causará um grande impacto. Desta forma, é necessário que a sua implementação seja feita por fases, de forma gradual, e de forma a envolvê-los no processo de modo a que a resistência à mudança seja menor. Neste sentido, os processos devem estar claros e foram identificados alguns aspetos que devem ser tidos em conta antes da implementação. O cenário de centralização vai ao encontro de um dos objetivos do Grupo José de Mello Saúde, a uniformização dos processos, apresentado como sendo uma das grandes vantagens desta nova abordagem. Se por um lado este cenário permite aos compradores terem maior escala nas alternativas de compra, o que poderá diminuir os custos, por outro, o facto de estarem longe das necessidades poderá afetar a capacidade de resposta. Assim, é necessário garantir que os clientes internos não sejam afetados pela distância dos compradores de modo a que não se sintam obrigados a aumentar os seus stocks, aumentando desta forma o custo de posse.

The centralization of purchasing has clearly established itself as a trend for the strategy of companies who seek to reduce costs, increase the efficiency of the purchasing process and optimize the business’ processes. In health, since the revenues are dwindling, the question about the control and cost reduction is one of the biggest concerns on the sector, having acquired an increasing importance due to the period of economic and financial crisis and the difficulties of the health systems in achieving sustainability. This investigation project was developed in the hospital sector and supported itself in the case study methodology. The main objective focused on the study of the advantages, disadvantages and implications of the centralization of purchasing and its impact in the hospital logistics. Through this, it is intended to understand and improve the current situation of an important Portuguese hospital unit, not only through the proposal of improvements to the existing processes and procedures, but also by analyzing the option of centralization of purchasing. Thus, two different scenarios were studied, where the first consisted on the current situation of decentralized shopping, where the negotiation is done centrally and the purchasing is decentralized, and the second one, which is a new approach and involves the centralization of the purchasing process. The results obtained showed that, since the centralization of purchasing is a completely new scenario for the internal clients of the hospital, it will have a large impact. So, it is necessary that its implementation be introduced gradually, and through stages, in a way that will involve the aforementioned internal clients in the process, lowering the resistance to this new change. In this regard, the processes must be clear and some aspects were identified that must be taken into consideration before the implementation. The centralization scenario meets one of the objectives of JMS, the standardization of processes, presented as one of the great advantages of this new approach. On one hand, this scenario allows buyers to have greater scale in buying alternatives, which may decrease costs, on the other the fact that they are far from needs may affect the responsiveness. It is therefore necessary to ensure that internal customers are not affected by the distance of the buyers so they do not feel compelled to increase their stocks, thus increasing the cost of ownership.