Re-engineering and optimization of material collection and distribution in hospitals

Abstract

The recent economical climate brought the search for efficiency into priority in the different sectors of economic activities. The healthcare sector needs many resources to accomplish proper functioning and its management and organization can become a complicated task. Operations Research tools can be an added value when treating these tasks by giving reliable results and freeing working time for these tasks’ performers. This dissertation was developed as the final project for Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial from Universidade do Minho. The project was developed in the logistics department of Hospital de Braga. The main goal of this project was the analysis of the current practice for internal material distribution and to propose improvements for efficiency. The project focused on the internal transportation of documents, which revealed to be an area that would benefit from improvements. The project was mainly the creation of a routing system that would make the task of collecting and delivering documents inside the hospital more efficient than the current practice. In this dissertation, several working methodologies were formulated, adapting well-known routing problems such as the traveling salesman problem and the multiple traveling salesman problem. These adaptations were made properly for reliable formulation of the problem’s characteristics that later served to simulate the performance obtained with the implementation of the proposed methodologies. As result, the presented methodologies proved to give significant improvements for the collection and delivery of documents, which led to the installation of one of these methodologies.

Com a atual conjuntura económica, a procura de eficiência tornou-se um lema nos diversos sectores das atividades económicas. O sector da saúde necessita de bastantes recursos para conseguir um funcionamento apropriado e a sua gestão e organização pode ser uma tarefa bastante complicada. As ferramentas de Investigação Operacional podem tornar-se numa mais valia no tratamento destas tarefas ao dar resultados fidedignos e ao libertar tempo de trabalho aos seus responsáveis. Esta dissertação foi desenvolvida no decurso do projeto final do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial da Universidade do Minho. O projeto foi desenvolvido no departamento de logística do Hospital de Braga. O principal objectivo do projeto era analisar a atual prática de distribuição interna de material e propor melhorias no sentido de melhorar a sua eficiência. O projeto incidiu no transporte interno de documentos, por esta se ter revelado uma área que poderia beneficiar com algumas melhorias. O problema residia principalmente no estabelecimento de um sistema de rotas que tornasse a tarefa de recolher e entregar documentos dentro do hospital mais eficiente que a prática implementada. Nesta dissertação, diversas metodologias de trabalho foram formuladas, adaptando problemas de estabelecimento de rotas bastante conhecidos como é o caso do problema do caixeiro viajante e do problema dos múltiplos caixeiros viajantes. Estas adaptações foram geradas para proporcionar formulações fidedignas das características do problema que serviriam para simular o desempenho obtido na implementação das diferentes metodologias apresentadas. Como resultado, comprovou-se que as metodologias apresentadas obteriam melhorias significativas na tarefa de recolha e entrega de documentos, o que levou à implementação operacional de uma delas.