Schedule and responsibilities definition for the Value Stream Manager

Abstract

Um Value Stream Manager (VSM) é a pessoa responsável por aumentar o rácio entre o valor acrescentado e o não valor acrescentado, por eliminar os desperdícios ao longo da cadeia de valor para uma família de produtos definida e por garantir que a cadeia de valor cumpre ou excede os requisitos do cliente (Lean Enterprise Institute, 2006). Na Bosch Car Multimedia, apesar de ser uma organização departamental e não uma Value Stream Organization, existe a função de Value Stream Manager, que coincide com a função de chefe de secção de uma área de produção. Como o VSM é a figura responsável por aumentar o rácio de valor acrescentado no Value Stream pelo qual é responsável, é necessário que possa fazer uma análise frequente (diária) dos KPIs do VS, para que possa perceber os desvios e a estabilidade dos standards. É também necessário que dedique tempo à melhoria contínua, tudo com vista a atingir os objetivos de negócio e de mercado. Este projeto surge porque foram apresentadas dificuldades neste sentido, quer na coordenação das responsabilidades do VSM com os chefes de secção, quer pela falta de dados necessários à tomada de decisão. Embora existam algumas responsabilidades e tarefas definidas a serem desempenhadas pelo VSM, estas não são padronizadas e cada VSM desempenha o seu papel de forma diferente. Depois de conhecer os processos internos da empresa e acompanhar o trabalho dos Value Stream Managers, foram listadas todas as tarefas por eles desempenhadas. Foi feita uma análise aprofundada para mapear a situação atual de cada tarefa, depois foi definida a condição alvo tendo em conta a literatura e os princípios do Bosch Production System, e posteriormente foi feita uma análise dos desvios. Para concluir, foram feitas várias propostas de melhoria, que incluíram diretrizes de sistemática de reuniões, listas de verificação para as atividades realizadas, standards e uma agenda do Microsoft Outlook.

A Value Stream Manager (VSM) is the person responsible for increasing the ratio of value added to non value added, for eliminating waste throughout the value chain for a defined product family, and for ensuring that the value chain meets or exceeds customer requirements (Lean Enterprise Institute, 2006). At Bosch Car Multimedia, despite being a departmental organization and not a Value Stream Organization, there is the role of Value Stream Manager, which coincides with the role of section head of a production area. As the VSM is the figure responsible for increasing the ratio of value added in the Value Stream for which he is responsible, it is necessary that he can make a frequent (daily) analysis of the KPIs of the VS, so that he can understand the deviations and stability of the standards. It is also necessary that he allocates time to continuous improvement, all with a view to achieving business and market goals. This project arises because difficulties were presented in this regard, either in coordinating the responsibilities of VSM with section heads, or by the lack of data necessary for decision making. Although there are some defined responsibilities and tasks to be performed by the VSM, these are not standardized and each VSM performs its role differently. After getting to know the company´s internal processes and following the Value Stream Managers work, all the tasks performed by them were listed. An in-depth analysis was made to map the current situation for each task, then the target condition was defined considering the literature and Bosch Production System principles, and afterwards a deviation analysis was made. To conclude, there were several improvement proposals done, which included meeting systematics guidelines, checklists for the activities performed, standards and a Microsoft Outlook agenda.