CLAV: interface e sistema de notificações

Abstract

Document archiving as a fundamental resource for operational efficiency and a resource for organizational and social memory has several inherent implications. In addition to the high number of documents produced and the consequent accumulation of paper, the greatest difficulty of this process is in the classification and determination of the final destination of the documents. The analysis based on the semantics of the document is a complicated process, leading to the elimination of important evidences and case-by-case unnecessary conservation. The Portuguese public administration with the intent of bridging semantic interoperability has implemented policies that allows uniform representations, recognized by all parties involved in any process, regardless of the respective area of intervention. In conjunction with technological development, the CLAV initiative appears, promoting measures for de-materialization of processes and the consequent adoption of a electronic document management system. This project was born out of an initiative by DGLAB. With the objective of taking advantage of the standardization of public entities functions, creating a link between the entities and the archivist, aiming to classify and evaluate documentation efficiently. This dissertation has as main objectives the reformulation of the user interface, in a clear, concise, familiar and efficient way, both in use and development, and the creation of a notification system that allows different types of users to monitor the status of the document classification and evaluation process.

O arquivo de documentos enquanto recursos fundamentais na eficiência operacional e recurso de memória organizacional e social, tem várias implicações inerentes. Para além do elevado número de documentos produzidos e consequente acumular de papel, a maior dificuldade deste processo está na classificação e determinação do destino final dos documentos. A análise baseada na semântica do documento é um processo complicado, dá origem à eliminação de evidências importantes e à conservação casuística e desnecessária. A Administração Pública portuguesa com a pretensão de colmatar a interoperabilidade semântica têm implementado políticas que permitam representações, uniformemente reconhecidas por todas as partes intervenientes num qualquer processo, independentemente da respetiva área de intervenção. Em conjunto com o desenvolvimento tecnológico as medidas de promoção para desmaterialização de processos e consequente adoção de sistemas de gestão documental electrónicos, surge a iniciativa CLAV. Este projeto nasce de uma iniciativa da DGLAB. Com o objetivo de tirar partido da uniformização das funções das entidades públicas e criar uma plataforma que funciona como elo de ligação entre as entidades e o arquivista, este projeto pretende classificar e avaliar a informação eficientemente. Esta dissertação tem como principais objetivos a reformulação da interface do utilizador, de uma forma clara, concisa, familiar e eficiente tanto na de utilização como no seu desenvolvimento, e a criação de um sistema de notificações que permita aos diferentes tipos de utilizadores acompanharem o estado do processo de classificação e avaliação da documentação.