CLAV - processamento dos autos de eliminação

Abstract

O CLAV é um projeto nacional que tem como objetivo a classificação e avaliação de todos os documentos da administração pública portuguesa, com base em normas e orientações delineadas pela Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). Esta iniciativa surgiu como solução à grande perda de informação causada pelo o uso de papel como método principal de conservação, bem como à incapacidade deste método de processar a enorme quantidade de informação digital produzida atualmente. Uma parte essencial para o bom funcionamento da plataforma inclui a eliminação documental de informação arquivística, que permite uma gestão mais eficiente, assim como uma redução de custos de armazenamentos, melhorando a eficiência e eficácia na recuperação de informação. Com isto, para proceder à eliminação de um documento, é necessário que as entidades que o desejem fazer enviem através da plataforma do Classificação e Avaliação de Processos da Administração Pública (CLAV) um pedido de autorização para essa eliminação. Este pedido tem o nome de Auto de Eliminação (AE). Para ser autorizado, terá de ser validado e analisado tendo em conta prazos de conservação administrativa, destinos finais, quem são os donos do processo a quem respeita a documentação, etc. Neste sentido, esta dissertação tem como desígnio a continuação do desenvolvimento do tratamento dos AE, a serem incluídos no CLAV, e do seu armazenamento, para que seja possível garantir transparência da ação administrativa, bem como da capacidade do Estado no cumprimento da sua missão (Lourenço and Gomes, 2019).

CLAV is a national project that aims to classify and evaluate all documents regarding the portuguese public administration, based on standards and guidelines outlined by DGLAB. This initiative arose as a solution to the great loss of information caused by the use of paper as the main method of conservation, as well as the inability of this method to process the enormous amount of digital information produced nowadays. An essential part for the good functioning of the platform includes the elimination of archived documentation, which allows a more efficient management, as well as a reduction in storage costs, which improves efficiency in retrieving information. Therefore, to proceed with the elimination of a document, it’s necessary that the entities wishing to do so send an authorisation request for that elimination through the CLAV platform. This request is called an AE. To be authorised, it will have to be validated and analysed taking into account administrative retention periods, final destinations, who the owners of the file are to whom the documentation pertains, etc. In this sense, this dissertation has as its main objective the further development of the treatment of AE, to be included in CLAV, and their storage, so that it is possible to guarantee transparency of administrative action, as well as the state’s capacity to fulfil its mission (Lourenço and Gomes, 2019).