CLAV: tabelas de seleção

Abstract

In the Portuguese Public Administration, there has been a recurring concern to modernize the archive of information generated and received by the different entities. It has provided the use of electronic document management systems, as well as the digitization of documents sent to be archived. These measures are intended to reduce the consumption of paper and printing consumables, as well as optimize processes and modernize administrative procedures. From these measures, the Classification and Evaluation of Public Information (CLAV) emer-ges, a national project, financed by SIMPLEX, which aims to simplify management Public Administration documents. CLAV aims to classify and evaluate all Public Administration documents, based on norms and rules coordinated by the Directorate-General for Books, Archives and Libraries (DGLAB). Many Portuguese Public Administration entities have their classification and assessment instruments published in the official gazette of Portuguese Republic in a Document Management Ordinance (DIM) or Accumulated Documentation Assessment Report (ADAR), which contains the said instrument, the Selection Tables (ST). In the future, it is intended that the SD are created on the platform in an assisted manner. There is already a prototype of this functionality that is now necessary to finalize, as well as specify all the work flow necessary for the final approval of the instrument. It is also intended to develop, in the CLAV web application, the necessary interfaces that allow users to create the STs in an assisted form and to specify and define all the necessary web interfaces for the analysis, approval and removal workflow of a ST.

Na Administração Pública (AP) Portuguesa, tem havido uma recorrente preocupação em modernizar o arquivo que contém a informação gerada e recebida pelas diferentes entidades produtoras. Este órgão (AP) tem proporcionado a utilização de sistemas de gestão documental eletrónicos, assim como a digitalização de documentos remetidos a serem arquivados. Estas providências pretendem reduzir o consumo de papel e os consumíveis de impressão, bem como otimizar os processos e modernizar os procedimentos administrativos. Destas necessidades surge então a Classificação e Avaliação da Informação Pública (CLAV), um projeto nacional, financiado pelo SIMPLEX, que visa simplificar a gestão documental da AP. A CLAV tem o intuito de classificar e avaliar todos os documentos da AP, tendo como base as normas e regras coordenadas pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). Muitas entidades da AP portuguesa têm os seus instrumentos de classificação e avaliação devidamente publicados em Diário da República numa Portaria de Gestão de Documentos (PGD) ou num Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada (RADA), que contém o instrumento, a Tabela de Seleção (TS). No futuro, pretende-se que as TS sejam criadas na plataforma de forma assistida. Já existe um protótipo desta funcionalidade que agora é necessário finalizar, bem como especificar todo o fluxo de trabalho necessário à aprovação final do instrumento. Nesta dissertação, pretende-se especificar formalmente uma TS e acrescentar à ontologia do CLAV os conceitos e as relações necessários para a sua descrição. Pretende-se ainda finalizar, na aplicação web do CLAV, as interfaces necessárias que permitam aos utilizadores criar ou remover de forma assistida as TS, especificar e definir todas as interfaces web necessárias ao fluxo de trabalho de análise, aprovação e remoção de uma TS.