Design and implementation of a corporate management system in Toyota Caetano Portugal S.A.

Abstract

This dissertation project is part of the Integrated Master in Industrial Engineering and Management of University of Minho, being named “Design and implementation of a corporate management system in Toyota Caetano Portugal S.A.”. It concerns the integration of the management systems of three sectors of this company, the National Marketing Sales Company and the North and South Industrial Equipment Divisions. The methodology used on this dissertation project was Action-Research, and in a first phase the diagnosis of the current situation was conducted, namely, the collection of relevant data from the organisation, through the analysis and comprehension of the documentation regarding the integrated management systems of each of the sectors. This included the examination of the existing processes, as well as the current management procedures and work instructions of each system. This was followed by a planning of the actions required to integrate the different processes and all existing documents, as well as other methods used in the management of the systems, while complying with all the requirement from the ISO 9001, 14001, 45001, and 50001 standards. These actions were then implemented, from the definition of each of the processes in a SIPOC diagram, to the construction of a single methodology for supplier selection and evaluation, identification and evaluation of environmental aspects, document and data management, identification of risks and opportunities, among others. With the implementation of these actions it is possible to perceive a significant improvement in the organisational culture, since it led to an intense collaboration between the three sectors, and created a standardisation of the methods used by the company. This leads to a significant decrease in documentation, but also makes internal mobility easier for employees, as they are familiar with the methodologies used. In monetary terms, a significant annual saving is expected, taking into account the reduction in costs of external certification and the time spent by employees in performing and monitoring audits.

O presente projeto de dissertação está inserido no Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial da Universidade do Minho, tendo este como título “Design e implementação de um sistema de gestão corporativo na Toyota Caetano Portugal S.A.”. Trata-se da integração dos sistemas de gestão de três dos setores desta empresa, o National Marketing Sales Company e as Divisões de Equipamentos Industriais do Norte e Sul. A metodologia utilizada neste projeto de dissertação foi a Investigação-Ação, sendo que numa primeira fase foi realizado o diagnóstico da situação atual, isto é, recolheu-se os dados relevantes da organização, através da leitura e análise de documentos relacionados com os sistemas de gestão integrados de cada um dos setores. Esta fase inclui a análise dos processos que estavam já definidos, bem como os procedimentos de gestão e as instruções de trabalho existentes previamente. De seguida, foi feito um planeamento das ações necessárias para integrar os processos e toda a documentação existentes, assim como outros métodos utilizados na gestão dos sistemas, cumprindo todos os requisitos das normas ISO 9001, 14001, 45001, e 50001. Passando-se, depois, para a implementação destas mesmas ações, desde a definição de cada um dos processos num diagrama SIPOC, a construção de uma metodologia única para seleção e avaliação de fornecedores, identificação e avaliação dos aspetos ambientais, gestão de documentos e dados, identificação de riscos e oportunidades, entre outros. Com a implementação destas ações é possível percecionar uma melhoria significativa na cultura organizacional, uma vez que levou a uma colaboração intensa entre os três setores, e criou uma normalização dos métodos utilizados pela empresa. Isto leva a que haja uma diminuição significativa na documentação, mas também a que se torne mais fácil a mobilidade interna dos colaboradores, já que estão familiarizados com as metodologias utilizadas. Espera-se, a nível monetário, uma poupança anual significativa, tendo em conta a redução de custos da certificação externa e do tempo despendido pelos colaboradores na realização e acompanhamento de auditorias.