A gestão documental no apoio ao quotidiano da empresa: o caso da Korea Tools

Abstract

Este projeto é focado no tema da gestão documental e avalia o seu contributo desta área para o funcionamento diário de uma organização, em específico, para a empresa 5SKMO - Korea Tools. A gestão documental é uma atividade que tem um forte impacto no funcionamento interno de uma empresa, consequentemente refletindo-se no seu desempenho. A realização deste projeto partiu de um problema inicial, relacionado com a dispersão de informação e documentação na empresa, causados pelo grande volume de documentação com que a mesma lida diariamente. Assim, esta investigação procurou analisar a atual gestão documental e fornecer sugestões de melhoria de forma a que esta possa dar o necessário apoio aos processos de negócio da empresa. Uma vez que a empresa alvo de estudo se trata de uma microempresa, com sete colaboradores, a amostra para este estudo coincide com a sua população e os dados foram recolhidos recorrendo ao método qualitativo. Através da aplicação de entrevistas de tipo semiestruturado, de observação participante e da análise documental, foi possível conhecer as preocupações e sugestões dos colaboradores numa atividade com elevado impacto no funcionamento da organização. Este estudo permite dar uma nova perspetiva à gestão documental e a sua importância dentro da 5SKMO – Korea Tools no contexto de gestão de pessoas. Os resultados do estudo apontam para a necessidade de atenção a esta área, dado que a sua organização e gestão corretas influenciam os colaboradores no desempenho das suas funções, e sobressaem a importância da gestão documental eletrónica como suporte para a flexibilização da empresa. De acordo com os resultados obtidos, sugerese a centralização da documentação e informação e a criação de métodos de gestão documental eletrónica uniformes na 5SKMO – Korea Tools.

This project focuses on document management, and it evaluates its contribution to a company's daily operations, specifically to 5SKMO - Korea Tools. Document management is an activity that substantially impacts a company's internal operations, reflecting on its performance. This project was motivated by the high dispersion of information and documentation inside the company. Accordingly, the research sought to analyze the current document management of the company and provide suggestions for improvement so that it can adequately support its business processes. Given that Korea Tools is a micro-enterprise, the sample comprises all its seven collaborators, and a qualitative research method was applied. Data provided by semi structured interviews, participant observation, and document analysis allowed us to understand the employees' concerns and learn their suggestions regarding an activity that significantly impacts the company's success. The study offers a new perspective regarding document management and its importance inside 5SKMO – Korea Tools in the context of people's management. The results point to the need to pay attention to this field, since its adequate organization and management affect employees' performance, and highlight the importance of electronic document management to support the company's flexibility. According to the results, suggestions are made to centralize the documentation and information and create consistent document management methods in the company.