Digitalization in procurement for implementing procurer-determined bundles in price negotiation considering item synergies

Abstract

The thesis, in the context of the Integrated Master’s in Engineering and Industrial Management (MIEGI) of Universidade do Minho, is developed in the Strategic Procurement department of Siemens Gamesa Renewable Energies A/S (SGRE). The main goal of the project is to identify and propose convenient digital solutions as the way to simplify and improve the price negotiation processes of SGRE’s Small Steel Parts Procurement team by developing on the use of Data Analysis on item synergies for negotiation preparation, proposing material packages/baskets/bundles, designed by the procurer for the supplier, to achieve cost reduction. The analysis of the main processes run by the team, associated with a literary review on Procurement, Digitalization and how they relate, reveals issues in the information flow, particularly on traceability, presenting an obstacle for achieving targets. The proposition of solutions relies on Data Analysis for digital tools. With the usage of MS Excel and VBA, three digital solutions are developed: procurer-designed item bundles tool, for correctly packaging parts to achieve savings during price negotiations, a predecessor determination tool, for tracking possible origin parts for newly created ones, and a raw material tracker, to enhance information collection from the PLM system. The implementation of the first tool proved positive through a test run where savings of around 350.000€ per year are proposed while also simplifying the negotiation process with suppliers. The predecessor determination tool and the raw material tracker show positive results, reducing tasks lead time and supporting regular procurement functions. The project maintains throughout a focus on identifying the main challenges against procurement digitalization, concluding that the lack of accurate pre-planning and of leadership alignment are main barriers when bringing digital solutions to the procurement environment.

A dissertação, no contexto do Mestrado Integrado em Engenharia e Gestão Industrial (MIEGI), é desenvolvido no Departamento de Aprovisionamento Estratégico da Siemens Gamesa Renewable Energies A/S (SGRE). O objetivo principal do projeto é identificar e propor soluções digitais apropriadas como meio para simplificar e melhorar os processos de negociação de preços da equipa de Aprovisionamento de Pequenas Partes Metálicas da SGRE, através do uso de Análise de Data nas sinergias entre diferentes partes para preparação de negociações, propondo a criação de pacotes/cestos/grupos de materiais, desenvolvidos pelos compradores para os fornecedores, para atingir redução de preços. A análise dos processos principais da equipa, associada com uma revisão literária sobre Aprovisionamento, Digitalização e como estes se relacionam, revela problemas com o fluxo de informação, particularmente na rastreabilidade, gerando obstáculos na obtenção dos resultados pretendidos. A proposta de soluções baseia-se em Análise de Dados com ferramentas digitais. Com a utilização do MS Excel e VBA, são desenvolvidas três soluções digitais: a ferramenta de grupos de itens delineados pelos compradores permite agrupar materiais corretamente de maneira a obter reduções de custo durante negociação de preços, a ferramenta para determinar predecessores, para inquirir as possíveis partes originais nas quais as novas partes se baseiam, e o rastreador de matéria prima, que melhora a extração de informação do sistema PLM. A implementação da primeira ferramenta provou-se positiva através de um teste inicial que propõe reduções de custos em cerca de 350.000€ por ano e a simplificação do processo de negociação com os fornecedores. A ferramenta de determinação de predecessores e o rasteador de matéria prima apresentam resultados positivos, diminuindo o lead time e suportando as funções regulares de aprovisionamento. O projeto mantém um permanente foco em identificar os maiores desafios para a digitalização do aprovisionamento, concluindo que a falta de pré planeamento adequado e de alinhamento da liderança são barreiras significantes para a inserção de soluções digitais nos departamentos de aprovisionamento.