Hybrid project management solutions for project management of a geographically distributed team in an industrial company

Abstract

Over the years, project-oriented organizations have grown and the need to implement project management practices had increased. Delivering a project has several challenges to be addressed, and to mitigate them, multiple approaches have arisen and suggested as best practices to ensure stakeholders satisfaction. Traditionally, a project was totally planned at the beginning of the process and this led to several projects delayed because of the lack of proper planning, also resulting from the lack of involvement and commitment from the teams in the client’s preparation proposals. To tackle this, agile approaches started to rise but, companies still find it quite challenging to shift, especially when project involves teams which are globally distributed and working virtually because this type of team faces additional struggles caused by digital and social barriers. This master thesis presents a proposal to manage communication inside a virtual project team, adapting concepts from traditional and new agile approaches into a hybrid approach, created using the action research spiral approach to evaluate the performance. It was possible to implement three action-research cycles, considering the spiral approach, starting will a diagnosis of the team, followed by action planning and implementation in a two months cycle, finishing with evaluation of the results and collection of feedbacks and potentials of improvement. This document describes all the process, tools and communication structure implemented in a product development project team of an industrial company for a period of six months. The results show that the team became project oriented, increasing trust among members and the alignment of dependencies between areas. These results are reflected in a quantitative and qualitative way, through the metrics created and the survey respectively, with average results of project planning predictability of 75% and overall increase of team’s performance due to the increased communication, considering all the obstacles faced. This hybrid framework can be replicated for project managers to increase communication and performance within a virtually distributed project team.

Com o passar dos anos, as organizações orientadas a projetos tornaram-se mais comuns e a necessidade de implementar práticas de gestão de projetos aumentou. A entrega de um projeto tem vários desafios a serem enfrentados e, para mitigá-los, várias abordagens surgiram e foram sugeridas como as melhores práticas para garantir a satisfação das partes interessadas nos projetos. Tradicionalmente, um projeto era totalmente planeado no início do processo e, isso ocasionava atrasos por falta de planeamento adequado, também decorrente da falta de envolvimento e comprometimento das equipas na elaboração das propostas do cliente. Para mitigar estas situações, abordagens ágeis começaram a surgir. No entanto, as empresas ainda consideram bastante desafiador mudar a estratégia, especialmente quando o projeto envolve equipas globalmente distribuídas e a trabalhar virtualmente, pelos desafios relativos à comunicação e alinhamento que aumentam, causados por barreiras digitais e sociais. Esta dissertação de mestrado apresenta uma proposta para gestão da comunicação dentro de uma equipa de projeto virtual, adaptando conceitos das abordagens existentes numa abordagem híbrida, criado usando a abordagem em espiral do método de investigação-ação para avaliar o desempenho. Foi possível implementar três ciclos, partindo de um diagnóstico da equipa, seguido do planeamento e implementação da ação em ciclos de dois meses, finalizando com avaliação dos resultados e coleta de feedbacks e potenciais de melhoria numa equipa de projeto de desenvolvimento de produto de uma empresa industrial por um período de seis meses. Os resultados mostram que a equipa passou a ser orientada para o projeto, aumentando a confiança entre os membros e o alinhamento das dependências entre as áreas. Esses resultados refletem-se de forma quantitativa e qualitativa, através das métricas criadas e da pesquisa respetivamente, com resultados médios de previsibilidade do planeamento de projetos de 75% e aumento geral do desempenho da equipe devido ao aumento da comunicação, considerando todos os obstáculos enfrentados.