Aplicação de metodologias ágeis de gestão de projetos no departamento de inovação do Grupo Proef

Abstract

Numa economia cada vez mais competitiva, a gestão de projetos ajuda as organizações a tornarem-se mais eficientes e eficazes. As metodologias ágeis de gestão de projetos têm obtido excelentes resultados em organizações dedicadas ao desenvolvimento de software. Com esta investigação pretendeu-se desenvolver e implementar uma metodologia de gestão de projetos no departamento de inovação da Proef, e verificar o impacto dessa metodologia na performance da equipa. Inicialmente foi feita a revisão da literatura, focando algumas abordagens clássicas e várias abordagens ágeis de gestão de projetos, dando também alguma atenção a literatura relacionada com a avaliação de desempenho. Em paralelo foram sendo desenvolvidos os questionários que iriam servir para avaliar o estado do departamento no início do estudo e monitorizar a evolução da performance. Foi realizado um focus group com o objetivo de avaliar os questionários desenvolvidos e fazer os ajustes necessários. Após o primeiro envio dos questionários foi realizado um segundo focus group, onde foram feitos os ajustes finais à metodologia ágil de gestão de projetos que foi sendo desenvolvida, com base na revisão bibliográfica, permitindo a sua aplicação no departamento de inovação. Cerca de um mês depois foram realizadas as entrevistas individuais, que serviram para sensibilizar os elementos do departamento para aspetos relacionados com as metodologias ágeis e recolher algum feedback sobre a utilização da nova metodologia. Após as entrevistas foram enviados os questionários de monitorização da performance, tendo já sido verificadas algumas melhorias. Aproximadamente um mês depois foi realizado o terceiro focus group, onde foi analisada a utilização da nova metodologia, fazendo alguns ajustes. Depois disto foram novamente enviados os questionários de monitorização da performance, tendo-se observado ainda mais melhorias na performance do departamento. Com a aplicação da metodologia ágil, a performance da equipa melhorou consideravelmente. Destacam-se melhorias na organização do trabalho, na definição de prioridades, na tomada de decisão e na comunicação com parceiros externos.

In an increasing competitive economy, project management helps organizations to become more efficient and effective. Agile methodologies for project management have been getting excellent results in organizations focused on software development. With this research it was intended to develop and implement a project management methodology for Proef’s innovation department, and to verify the impact of this methodology in the department’s team performance. At the beginning of this research a literature review was performed, keeping the focus on a few classic project management approaches and several agile methodologies, without forgetting some literature related to performance monitoring. In parallel, the questionnaires that would be used to evaluate the status of the department and to monitor the performance were being developed. A focus group was conducted to analyse these questionnaires that resulted in a few adjustments to them. After the questionnaires were sent for the first time, a second focus group took place, with the goal to analyse and make the necessary adjustments to the agile project management methodology that was being developed, based on the literature review, allowing for it to be applied to the innovation department. Individual interviews were conducted one month later, used to raise awareness about some important aspects related to agile methodologies and gather feedback about the use of the new methodology. The performance monitoring questionnaires were sent for the second time after the interviews, showing some improvements in the performance of the department. One month after this a third focus group took place, where the application of the new methodology was analysed, resulting in a few adjustments to it. After this, the performance monitoring questionnaires were sent for the third time, with which it was possible to realize that the performance improved even more. With the new agile methodology, team performance has improved considerably. Improvements in work organization, priority definition, decision-making and communication with external partners are noteworthy to mention.