O impacto da implementação do Software AP Monitor (Accounts Payable Monitor) na gestão documental dos processos financeiros na Bosch Car Multimedia

Abstract

Atualmente, as organizações encontram-se inseridas num mundo em constante mutação. Para se manterem competitivas é imperativa a aposta na tecnologia de vanguarda, bem como na eficiência, na flexibilidade e na melhoria contínua dos processos - esta é a premissa subjacente ao pensamento e à atuação do Grupo Bosch. O objeto da presente investigação é o software de gestão documental dos processos financeiros – AP Monitor – Accounts Payable Monitor, na empresa Bosch Car Multimedia. Este software integra o reconhecimento ótico dos documentos financeiros, por forma a otimizar o tempo de contabilização, assim como a minorar os erros humanos. Com este projeto de investigação procuramos aferir o modo como a mudança da contabilização e gestão de documentos financeiros teve impacto ao nível do status quo organizacional, nomeadamente no que respeita aos recursos humanos que compõem a equipa de gestão de fornecedores onde este sistema foi implementado, e ainda ao nível dos sistemas de informação e comunicação. Através de uma análise qualitativa, foi possível concluir que o AP Monitor permitiu uma melhoria em todo o processo de contabilização de faturas.

Nowadays, the companies are placed in a world in constant mutation. In order to be competitive, private companies need to adopt frontier technologies, as well as to be efficient, flexible and continuously improving the working processes – this is the premise behind the Group Bosch thinking and acting. The object of this research is the financial processes documental management software: AP Monitor – Accounts Payable Monitor in the company Bosch Car Multimedia. This software integrates the optical recognition of financial documents, in order to optimize the accounting time, as well to diminish human mistakes. With this research project we seek to assess how accounting changes and financial documents management impacted the organizational status quo, namely concerning the human resources that comprise the suppliers’ management team in which this system has been implemented, and also at the level of the information and communication systems. Through a qualitative analysis, it was possible to conclude that the AP Monitor allowed an improvement in the whole invoice accounting process.