Aplicação de técnicas de otimização no agendamento de Ressonâncias Magnéticas num hospital público

Abstract

O Hospital de Braga tem vindo a enfrentar dificuldades em conseguir dar resposta à quantidade de pedidos de Ressonância Magnética que são solicitados anualmente. Com valores a ascender aos 9000 exames em lista de espera, tornou-se evidente a necessidade de otimizar os processos e melhorar o nível de serviço da ala de Imagiologia. Para perceber o estado atual do hospital, foi analisada a capacidade de execução do serviço, onde se concluiu que o HB realiza 250 exames, por semana, em vez dos 282 possíveis. Com esta problemática surgiu a necessidade de investigar as principais causas destes números. Esta investigação levou a que se descobrisse diferentes motivos para que o agendamento de RM não seja utilizado ao máximo. Apesar dos motivos serem distintos, o seu conjunto provoca a deficiência no serviço e consequente incapacidade na diminuição da lista de espera. Deste modo, após assinalar as falhas existentes, foi necessário pensar em soluções que amenizassem ou, até mesmo, resolvessem os problemas. Em primeiro lugar, os utentes não são triados à priori, o que significa que o médico especialista faz a requisição do exame sem perceber se o utente está apto ou não para a realização do exame. Para tal, é necessário um sistema de pré-triagem, aquando da requisição, para permitir que médico requisitante avalie o seu utente e perceba se este pode realizar o exame e quais as suas possíveis dificuldades e contraindicações. Em segundo lugar, os dados referentes a exames já efetuados e por efetuar, não se encontram informatizados. Esta situação leva a que seja impossível perceber o nível de serviço que tem sido praticado pelo hospital e realizar estudos estatísticos que são benéficos para otimizar toda a ala de Imagiologia. Em terceiro lugar, 56% do total de exames marcados e não realizados, devem-se às faltas dos utentes sem a correspondente desmarcação. Assim, seria possível colocar um sistema de sanções aos utentes que faltam a um exame sem desmarcação ou sem justificação. Outras formas de contornar as falhas na realização de exames, seria a adoção da estratégia de overbooking ou alteração do método de agendamento. Por fim, a utilização de slots nominais de 30 minutos é prejudicial ao método de agendamento, porque 62% dos exames demoram até 30 minutos, inclusive. Desta forma, foi proposto um novo modelo que utiliza os tempos efetivos de exame e que não inclui restrições ao número de exames feitos por turno. Este modelo tem a capacidade de realizar, em média, mais 189 minutos que o modelo nominal, por semana.

Hospital de Braga has been struggling to respond to the number of Magnetic Resonance Imaging orders that are made annually. With values rising to 9,000 waiting list exams, the need to optimise processes and improve the service level of the Imaging department became evident. To understand the current state of the hospital, the capacity to perform the service was analysed, where it was concluded that HB performs 250 exams per week, instead of the 282 possible ones. With this problem arose the need to investigate the main causes of these numbers. This investigation led to the discovery of different reasons why the MRI schedule is not being used to the maximum. Although the reasons are distinct, its combination causes the deficiency in the service and consequent incapacity in the decrease of the waiting list. In this way, after pointing out the existing flaws, it was necessary to think of solutions that would alleviate or even solve the problems. Firstly, users are not screened a priori, which means that the specialist doctor makes the request of the examination without realising if the user is apt or not to perform the examination. For this, a pre-screening system is required at the time of the request, to allow the requesting physician to evaluate the patient and to see if the patient can perform the examination and its possible difficulties and contraindications. Secondly, the data concerning exams already performed and to be performed, are not computerised. This situation makes it impossible to perceive the level of service that has been practiced by the hospital and to execute statistical studies that are beneficial to optimise the entire department of Imaging. Thirdly, the failures to perform booked exams, being 56% of these failures due to the absence of users without the corresponding uncheck. This way, it would be possible to introduce a system of penalties for users who miss an examination without uncheck or justification. Other ways to avoid the failures in performing exams would be to adopt the overbooking strategy or change the scheduling method. Finally, the use of 30-minute nominal slots is detrimental to the scheduling method because 62% of the exams take up to 30 minutes, including. Thus, was proposed a new model that uses the actual exam times and does not include restrictions on the number of exams done per shift. This model has the capacity to perform, on average, 189 minutes more than the nominal model, per week.