The dematerialization of information and its impact on the servitization of office printing industry

Abstract

Our research objective is to respond to the dematerialization in the office context also known as Digitation and Paperless Office Programs (Acronym DPOP) occurred or occurring in companies and how such process change affected the office printing industry with a possible reduction on demand and stimulus for a paradigm change in the industry, from the manufacturing of products to the provision of services associated to the emergence of the phenomenon of servitization. The concept of dematerialization can be described as the act that removes any materiality (or physical support) that was formerly endowed or part of it, as a result creating a state of material absence (Fimbel et al., 2015). On the other hand, Baines et al. (2009b) explains servitization as the innovation on capabilities and processes of a manufacturer to change its paradigm from the production and sale of products to the sale of integrated products with the provision of services, generating value to the customer Methodology of a quantitative nature was used to investigate; the six most important economic activity sectors where the dematerialization process has occurred or is occurring in Portugal (Education, Health, Trade, Government (central and local), Industry and Services), as well as all current manufacturers of the office printing industry. With the purpose of understanding the determinants of dematerialization, and with the recourse to the questionnaire tool, questionnaires were sent to a sample of 725 companies from the six activity sectors located in Portugal mainland which had a net sales equal or greater than 10M€ in 2014, from this sample, 151 companies have responded. To comprehend the impact of DPOP in servitization we used similar methodology to consult the office printing manufacturers by sending questionnaires to their headquarters located in Europe. In this particular case, from the universe of 15 manufacturers, only the 11 with a market above 1% in 2015 were consulted, from this sample, 5 companies have responded. To ensure proper scope on the questions contained in the questionnaire, exploratory interviews were made to the three most successful companies within the dematerialization processes in Portugal as well as to the oldest manufacturer of the industry and also the most studied by the academia. The main conclusions on the process of dematerialization, taking into account the predictors for the overall assessment of dematerialization, namely; global image; cost reduction; reduction in paper consumption; ESS reduction spent on paper, increase profitability and overall importance of dematerialization, concluded that dematerialization has a positive impact, increases companies profitability and in most cases is a sine qua non condition to negotiate with clients. In addition, it favors the image of companies, reduces costs and paper consumption, and is seen as important in environmental performance. It was not conclusive the impact of dematerialization on servitization process in the office printing industry.

A investigação teve como objectivo dar resposta à forma como a desmaterialização no contexto de escritório também conhecida como Digitalização e Programas sem Papel no Escritório (em inglês “Digitation and Paperless Office Programs”) e referida nesta investigação pelo acrónimo DPOP ocorreu ou está a decorrer nas empresas, e de que forma esta alteração processual afetou a industria de impressão de escritório com a possível redução na procura e preponderância na mudança do paradigma de manufactura de produtos para a prestação de serviços associada ao aparecimento do fenómeno da servitização. O conceito de desmaterialização pode ser descrito como um ato que elimina qualquer materialidade (ou suporte físico) de que anteriormente era dotado ou parte dele, tendo como resultado um estado de ausência material (Fimbel et al., 2015). Por outro lado, Baines et al. (2009b) explica a servitização como sendo a inovação das capacidades e processos de um fabricante ao mudar o seu paradigma de produção e venda de produtos para a venda de produtos integrados com a oferta de serviços e que proporcionam valor ao cliente. A metodologia utilizada de natureza quantitativa, investigou; os seis sectores de atividade económica mais importantes onde o processo de desmaterialização, ocorreu ou está a ocorrer em Portugal (Educação; Saúde; Comércio; Governo (Central e local); Indústria e Serviços) , bem como todos os fabricantes atuais da indústria de impressão de escritório. Por forma a compreender as determinantes da desmaterialização, e com o recurso à ferramenta do questionário, procedeu‐se ao envio de questionários para uma amostra de 725 empresas dos seis sectores de atividade localizadas em Portugal continental e que em 2014 tiveram um volume de vendas igual ou superior a 10M€, desta amostra, responderam 151 empresas. De modo a entender o impacto da DPOP na servitização utilizou‐se igual metodologia na consulta aos fabricantes da industria de impressão de escritório através do envio de questionários para as suas sedes localizadas na Europa, neste caso especifico, do universo de 15 fabricantes, apenas foram consultados os 11 que em 2015 tiveram uma cota de mercado superior a 1%, desta amostra, responderam 5 empresas. Para garantir uma correta abrangência das perguntas constantes nos questionários, formam feitas entrevistas exploratórias às três empresas de maior sucesso no processo de desmaterialização em Portugal bem como ao fabricante mais antigo e também o mais estudado pela academia. As principais conclusões sobre o processo de desmaterialização, tendo em conta os preditores da avaliação global da desmaterialização, a saber; Imagem global; redução de custos; redução no consumo de papel; redução de FSS gastos em papel, aumento da rentabilidade e Importância geral da desmaterialização, concluíram que a mesma tem um carácter positivo, aumenta a rentabilidade das empresas e é em grande parte dos casos uma condição sine qua non para negociar com clientes. Adicionalmente, favorece a imagem das companhias, reduz os custos e o consumo de papel, e é tida como importante no desempenho ambiental. Não foi conclusivo o impacto da desmaterialização sobre o processo de servitização na industria de impressão de escritório.