Adoção e difusão de aplicações das tecnologias da informação: iniciativas lançadas no âmbito de processos de implantação de aplicações em organizações – estudo de práticas profissionais e proposta de ferramenta de suporte

Abstract

A adoção e difusão de aplicações informáticas nas organizações é um fenómeno extensivamente estudado na área científica de sistemas de informação. Como resultado destes estudos diversas teorias têm sido propostas permitindo compreender e explicar este fenómeno. Destacam-se a teoria da difusão de tecnologia, os estudos focados na resistência à mudança e diversas teorias que se focam na adoção e uso de tecnologias da informação. Essas teorias têm sido objeto de particular atenção no que respeita a tecnologias por vezes designadas por complexas, i.e., tecnologias que, pela diversidade de funcionalidades que exibem, da gama de atividades organizacionais que suportam e dos diferentes tipos de agentes organizacionais que a usam, colocam maiores desafios à sua difusão, adoção e uso. No entanto, a literatura científica da área é escassa no que diz respeito às iniciativas/ações/políticas lançadas por profissionais de sistemas de informação (SI), no âmbito de projetos de implantação de aplicações de tecnologias da informação (ATI) que visam promover a difusão, adoção e uso das aplicações em causa, procurando deste modo contribuir para o seu sucesso. Este trabalho teve como principal objetivo identificar e classificar aquelas iniciativas, relacionando-as com as teorias existentes sobre o fenómeno da difusão e adoção de aplicações informáticas nas organizações. O resultado deste estudo assume a forma de um modelo empírico que procura estruturar as iniciativas/ações/políticas identificadas. Esse modelo contempla as características dessas iniciativas, os fatores condicionantes da difusão, adoção e uso a que essas iniciativas são dirigidas e associa uma medida do efeito que essas iniciativas têm vindo a mostrar em casos concretos. Esta primeira parte foi concretizada através da análise de um conjunto de casos secundários e com a realização de quatro estudos de caso. A sistematização de conhecimento obtido no estudo atrás referido levou ao emergir de um conceito subjacente a uma ferramenta de suporte ao trabalho de profissionais de SI envolvidos em projetos de implantação de ATI. Trata-se do conceito de um repositório de casos. O repositório permitirá relacionar os vários elementos explorados nesta tese, nomeadamente: fatores que condicionam a difusão, a adoção, e o uso de tecnologias; tipos de ATI; tipos de iniciativas/ações/políticas lançadas por profissionais de SI, no âmbito de projetos de implantação de ATI; e resultado (efeito) dessas iniciativas. Este repositório permitirá aos profissionais de SI, envolvidos em projetos de implantação de ATI, ter acesso aquela informação, facilitando a tomada de decisões sobre o que fazer, por forma a promover a difusão, a adoção e uso das aplicações em causa, procurando deste modo contribuir para o seu sucesso. Relativamente a esta ferramenta é proposto um modelo da sua estrutura e do seu interface. Este modelo foi usado em sessões de grupos de foco para avaliar a perceção da sua utilidade por parte de profissionais de SI. Nesta segunda parte, com a construção do modelo da ferramenta e o procedimento da avaliação da sua utilidade, foram concretizadas as etapas subjacentes à metodologia adotada, que foi a do Design Science Research (DSR). O resultado da tese será, assim, um contributo para os profissionais de SI, no sentido de promover uma abordagem sistemática, na preparação de projetos que envolvem o processo de implantação de ATI.

The diffusion and adoption of information technology applications (ITA) in organizations is a phenomenon extensively studied in the scientific area of information systems (IS). As a result of these studies several theories have been proposed that enable to understand and explain this phenomenon. Such studies and theories include the theory of diffusion of technology, studies focused on resistance to change and various theories that focus on the adoption and use of information technologies. These theories have been object of particular attention in relation to complex technologies, i.e., technologies that because of the diversity of features they exhibit, the range of organizational activities they support and the different types of organizational agents that use it, put greatest challenges to its diffusion, adoption, and use. The scientific literature in this area is however scarce in regard to initiatives / actions / policies launched by IS professionals, when carrying out ITA implementation projects, aimed at promoting the diffusion, adoption and use of these applications, thus trying to contribute to their success. The main objective of this doctoral work is to identify and classify those initiatives, relating them to the existing theories on the phenomenon of adoption and diffusion of computer applications in organizations. The result of this study takes the form of an empirical model that seeks to structure the initiatives / actions / policies identified. This model encompasses the characteristics of these initiatives, the conditioning factors of adoption, use and diffusion that these initiatives are directed and associates a measure of the effect that these initiatives have been showing in concrete cases. This was accomplished by analyzing a set of already published cases (secondary data) and though four case studies. The knowledge systematization obtained in the above study led to the emergence of a concept for a support tool for the IS professionals involved in ITA implementation projects: a repository of cases. This repository will enable to relate the various elements explored in this thesis, namely: factors that influence the diffusion, adoption and use of technology; ITA types; types of initiatives / actions / policies launched by IS professionals, in ITA implantation projects; results (effect) of these initiatives. This repository will enable IS professionals involved in ITA implantation projects, to access that information, facilitating decision making about what to do in order to promote the adoption, use and dissemination of these applications. For this tool it is proposed a model of its structure and its interface. This model was tested in a focus group sessions to assess the perception of their usefulness by IS professionals. In this second part of the thesis, involving the conception of the tool and the evaluation of its usefulness, the Design Science Research (DSR) process has been followed. The result of the thesis constitutes a contribution to the work of IS professionals, supporting the promotion of a systematic approach in the preparation of projects involving ITA implantation process.