Aplicação da metodologia Kaizen numa instituição de ensino superior: processo de aquisição de bens e serviços e processo de formação contínua

Abstract

Atualmente, o foco na melhoria contínua é fundamental para o sucesso das organizações. Com o aumento da competitividade e a necessidade de marcarem pela diferença, as organizações têm vindo a adotar a filosofia Kaizen, inclusive instituições públicas com diversos processos administrativos. O objetivo principal deste trabalho foi aplicar a metodologia Kaizen para melhorar o desempenho global do processo de aquisição de bens e serviços e (re)desenhar o processo de formação contínua de uma instituição de ensino superior pública, de forma a normalizar e agilizar os processos e a diminuir o lead time. Para alcançar os objetivos propostos foi aplicada a metodologia Kaizen que envolveu o mapeamento da situação atual dos processos, identificação de problemas, constrangimentos, dificuldades e a elaboração do mapa da situação futura. Todas estas fases foram concretizadas em equipa, o que potenciou a partilha de informação e comunicação entre colaboradores. Posteriormente, foi definido um plano de ação, cujas ações de melhoria têm em vista a simplificação e normalização dos processos. O envolvimento da gestão de topo e a participação ativa de todos os elementos da equipa possibilitou o (re)desenho dos processos em estudo com ganhos previstos ao nível do lead time. A concretização das ações de melhoria propostas poderão proporcionar ganhos efetivos para a instituição e a promoção de uma cultura de melhoria contínua.

Currently, the focus on continuous improvement is critical to the success of organizations. The increase of competitiveness and the need to mark the difference, organizations have been adopting the Kaizen philosophy, including public institutions with various administrative processes. The main objective of this work was to apply the Kaizen methodology to improve the overall performance of the acquisition process of goods and services and (re)design the continuous training process of a public higher education institution, in order to standardize and make the processes more effective and to decrease the lead time. In order to reach the proposed objectives, the Kaizen methodology was applied, which involved mapping the current situation of the processes, identifying problems, constraints, difficulties and mapping the future situation. All these phases were carried out as a team, which enhanced the sharing of information and communication among staff. Subsequently, an action plan was defined, whose improvement actions aim at simplifying and normalizing processes. The involvement of top management and the active participation of the team made it possible to (re)design the processes under study with reduction of the lead time. The implementation of the proposed improvement actions can provide effective gains for the organization and the promotion of a culture of continuous improvement.