The use of software tools for project management: focus on collaborative management

Abstract

Today, projects involve members from different geographical areas more than any other time in history. Thus, adequate Collaborative Project Management Software (CollabPMS) solutions are needed to enable individuals and organizations to manage, communicate and work together across time and space barriers. This dissertation describes a set of managerial and collaborative functionalities that a CollabPMS should provide to support the complexities of a distributed project effectively. Out of hundreds of software packages available in the market, four were selected, ProjectLibre, Redmine, Microsoft Project Professional 2013 and Clarizen, to assess whether they had or not functionalities that we described. Clarizen can be considered the best software for managing distributed projects, because it provides, by default, all the required managerial functionalities and the collaborative features that support the coordinated collaboration level. ProjectLibre was the software that less stood out in this evaluation, because although it provides the majority of the outlined managerial functionalities it doesn’t support any level of collaboration.

Hoje, os projetos envolvem membros de diferentes áreas geográficas mais do que em qualquer outro momento da história. Assim sendo, são necessárias soluções adequadas de software colaborativo de gestão de projectos para permitir que indivíduos e organizações giram, comuniquem e trabalhem em conjunto ultrapassando as barreiras do tempo e do espaço. Esta dissertação descreve um conjunto de funcionalidades de gestão e de colaboração que um software colaborativo de gestão de projectos deve ter para apoiar as complexidades de um projeto distribuído de forma eficaz. Das centenas de pacotes de software disponíveis no mercado, quatro foram selecionados, ProjectLibre, Redmine, Microsoft Project Profissional 2013 e Clarizen, para avaliar se eles tinham ou não as funcionalidades que descrevemos. Clarizen pode ser considerado o melhor software para gerir projetos distribuídos, porque fornece, por defeito, todas as funcionalidades de gestão requeridas e todas as funções de colaboração que suportam o nível de colaboração coordenado. ProjectLibre foi o software que menos se destacou nesta avaliação, porque, embora forneça a maioria das funcionalidades de gestão delineadas, não suporta qualquer nível de colaboração.