Normalização dos padrões de trabalho e implementação da confirmação de processos nas áreas indiretas

Abstract

Atualmente, existe uma pressão contínua sobre as organizações para melhorar os seus processos de trabalho. A vantagem competitiva de uma organização é um fator decisivo para o sucesso de um negócio, sendo que a melhoria dos seus processos através da eliminação de desperdícios, constitui uma vantagem significativa. A empresa deve analisar exaustivamente todos os seus processos, olhando para o valor do ponto de vista do cliente e centrar a sua atenção nas atividades que não agregam valor para o cliente e que podem ser eliminadas, e nos processos que podem ser melhorados. É objetivo desta dissertação identificar melhorias nos processos ZAP File, Envios em Avanço, Kanbans e Faturação pertencentes a quatro secções diferentes do Departamento Logístico da Bosch Car Multimedia Portugal, S.A.. Pretende-se ainda eliminar os desperdícios e, posteriormente, implementar a designada confirmação de processo nas áreas indiretas. A confirmação de processo tem como finalidade verificar o correto cumprimento dos padrões a fim de identificar desvios e planear ações corretivas. Para tal, recorreu-se à metodologia Point-CIP (Continuous Improvement Process) com integração da ferramenta VSDiA (Value Stream Design for Indirect Areas) para mapeamento dos processos em áreas indiretas. Neste âmbito, para realizar auditorias aos processos é necessário que estes estejam bem definidos. Tal não foi constatado em alguns dos casos, pelo que tiveram que ser analisados e definidos novos padrões de processo. Nesta fase de estudo recorreu-se à ferramenta VSDiA para mapear o estado atual dos processos e levantar todas as possibilidades de melhoria, para que o novo estado destes processos estivesse livre de desperdícios e o mais transparente possível. Como resultados, obtiveram-se padrões dos processos atualizados e claros, e limites de reação definidos. De um modo geral estima-se que as melhorias resultaram num ganho em média de cerca de três horas por processo. Relativamente aos processos ZAP File e Envios em Avanço as principais melhorias passaram pela otimização dos ficheiros de suporte. Quanto aos processos de Kanban e Faturação foram implementados limites de reação e eliminadas atividades de forma a tornar a sua execução mais simples e rigorosa. Este projeto representa o início da confirmação de processo nas áreas indiretas da Bosch e terá continuidade em 2012 com novos processos e novos desafios.

Currently, organizations are under continuous pressure to improve their work processes. The improvement of these processes and the elimination of waste is a decisive competitive advantage for any modern-day enterprise. All companies must thoroughly review all processes with the customer in mind, accepting and understanding the client’s point of view and shifting their focus to activities that do not add value for the customer and can, therefore, be eliminated, and others that can be improved. This dissertation’s primary goal is to identify improvements in ZAP File, Shipments in Advance, Kanbans and Invoicing processes belonging to four different sections of the Logistics Department of Bosch Car Multimedia Portugal, S.A, as well as eliminating waste and, thereafter, implementing the so called Process Confirmation in the indirect areas. The Process Confirmation is intended to verify the correct fulfillment of standards in order to identify gaps and plan corrective actions. In order to achieve this goal, the Point-CIP methodology (Continuous Improvement Process) along with the VSDiA tool (Value Stream Design for Indirect Areas) were used to ensure the correct integration of mapping processes in indirect areas. To audit the processes it’s imperative that these be well defined. However, in some processes this was not the case and, therefore, new analytical and procedural standards were required. It was at this stage that the VSDiA tool was used to map the current state of processes and raise all the possibilities for improvement, so that the new state of these processes was as free from waste and transparent as possible. As a result, clear and updated standards and defined reaction limits were obtained. Generally speaking it is estimated that these improvements resulted in an average gain of about three hours per process. As for ZAP File and Shipments in Advance processes the greater improvements were seen in the form of support file optimization. Regarding Invoicing and Kanban processes, execution was made simpler and more accurate by implementing reaction limits and eliminating redundant activities.. This project marks the beginning of Process Confirmation in Bosch’s indirect areas and it will continue throughout the year 2012 with new processes and new challenges.