Estudo da fase inicial de implementação de um sistema de contabilidade analítica : o caso do Exército Português

Abstract

Este trabalho de projecto aproveita a circunstância do Exército Português estar a realizar uma experiência piloto em três Unidades a nível nacional, no âmbito da adopção de um sistema de Contabilidade Analítica. Neste sentido esta investigação debruça-se sobre o estudo da fase inicial de implementação desse sistema contabilístico numa das três Unidades Piloto seleccionadas para o efeito (Escola Prática dos Serviços - EPS). Pretende-se explicar porque está a ser implementado um sistema de Contabilidade Analítica no Exército Português, descrever como está a ser implementado esse sistema e explorar quais os impactos verificados ao nível da fase inicial de implementação. Os imperativos legais que emergiram com a Reforma da Administração Financeira do Estado, nomeadamente os que se encontram estipulados no Plano Oficial de Contabilidade Pública, constituíram a principal força motriz para que o Ministério da Defesa Nacional colocasse ao dispor dos vários organismos que compõe a sua estrutura, incluindo o Exército Português, um Sistema de Informação integrado assente nas Tecnologias da Informação, capaz de responder às actuais necessidades e exigências quanto ao desenvolvimento de um novo modelo de gestão. Tal iniciativa, iniciada em 2004, traduziu-se no desenvolvimento de um projecto designado por Projecto SIG – Sistema Integrado de Gestão. Este projecto colocou ao dispor das várias entidades um software (SAP R/3), composto por diversos módulos, no qual se destaca o Módulo CO – Controlling que constitui a principal ferramenta ao alcance do Exército Português para o desenvolvimento da Contabilidade Analítica. Nesta fase inicial de implementação as Unidades Piloto terão de desenvolver trabalhos de implementação e parametrização do referido módulo, atendendo a um modelo experimental de Contabilidade Analítica previamente definido, para ser possível a sua entrada em funcionamento. Através da análise documental e a realização de observações e entrevistas, com este estudo de caso, tomou-se consciência do trabalho desenvolvido pela EPS que contribuiu para a devida entrada em funcionamento do Módulo CO – Controlling, tornando assim possível a implementação da Contabilidade Analítica. Os resultados apurados com esta experiência piloto indicam que este exemplo pode ser tomado como referência e ponto de partida, em fases subsequentes, para a devida orientação e difusão da informação na implementação de um sistema de Contabilidade Analítica no Exército Português a nível global. Através do Módulo CO – Controlling, a EPS conseguiu reflectir a sua realidade em termos organizacionais e os objectivos de informação pretendidos no âmbito deste sistema de informação contabilístico. O desenvolvimento deste trabalho contribuiu também para enriquecer os conhecimentos do investigador no âmbito da implementação do Módulo CO – Controlling numa Unidade, Estabelecimento e Órgão do Exército, facto esse que irá ocorrer no futuro próximo na sua própria Unidade de prestação de serviço.

This study project takes advantage of the circumstance of the fact that the Portuguese Army is conducting a pilot experiment in three Units at national level in the intent of the adoption of a system of Cost Accounting. In this sense, this research focuses on the study of the initial stage of implementation of this accounting system in one of three Pilot Units selected for this purpose (Escola Prática dos Serviços - EPS). We attempt to explain why a Cost Accounting system is being implemented in the Portuguese Army, describe how it is being implemented and explore the impacts occurred at the early stage of implementation. The legal requirements that emerged from the Reform of State Financial Administration, including those that are stipulated in the Official Plan of Public Accounting, where the major driving force for the Ministry of National Defence puts at the disposal of the various agencies that make its structure including the Portuguese Army up, an integrated Information System based on the Information Technology, able to meet current needs and requirements for the development of a new management model. Such initiative, begun in 2004, resulted in the development of a project called Project SIG – Integrated Management System. This project has placed at the disposal of various entities software (SAP R / 3), composed of several modules, in which we emphasize Module CO - Controlling, the main tool at the reach of Portuguese Army in the development of Cost Accounting. At this early stage of implementing the Pilot Units will develop some implementation works and parameterization of the given module, attending to an experimental model of Cost Accounting as previously defined, so that it can enter into operation. Through documental analysis, observations and interviews, in this case study we became aware of the work of the EPS which contributed to the entry into operation of the Module CO – Controlling itself, thus making possible the implementation of Cost Accounting. The results obtained with this pilot experiment indicate that this example can be taken as a reference and starting point in subsequent stages, for proper guidance and dissemination of information on implementing a cost accounting system in the Portuguese Army overall. Through Module CO - Controlling, EPS was able to reflect its reality in organizational terms and objectives of information according to such an accounting information system. The development of this work has also contributed to enrich the knowledge of the researcher in the implementation of Module CO - Controlling a Unit, Establishment and Authority of the Army, a fact that this will occur in the near future in his own service Unit.